ARTICLE 1er - Politique de confidentialité

La SLR VACAL, dont le siège social est établi à Poezelhoek 15, 8560 Gullegem, enregistrée sous le numéro d’entreprise 0457.052.221,

Ci-après dénommée la « SRL VACAL »,

Déclare ce qui suit :

La SRL VACAL traite des données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution des missions confiées par ses clients, ainsi qu’en cas de prise de contact via le formulaire de contact et/ou lors de la visite du site internet (www.vacal.be). Ce traitement peut intervenir en tant que responsable du traitement ou en tant que sous-traitant, selon les circonstances concrètes.

La SRL VACAL est considérée comme responsable du traitement lorsque celui-ci est effectué à ses propres fins et que les moyens de traitement sont définis par elle-même. Lorsque les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du client, la SRL VACAL agit en tant que sous-traitant.

La SRL VACAL reconnaît l’importance d’un traitement sécurisé des données à caractère personnel. À cet effet, tant la SRL VACAL que le client reconnaissent que tout traitement sera réalisé conformément à la législation nationale applicable, notamment la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel, ainsi qu’au Règlement (UE) 2016/679 (ci-après : « RGPD »), en vigueur depuis le 25 mai 2018. En cas de modifications substantielles de la législation, la SRL VACAL s’engage à adapter sa politique de confidentialité en conséquence. ​

La présente politique de confidentialité, ainsi que ses éventuelles mises à jour, peuvent être consultées à tout moment sur le site web de la SRL VACAL.

ARTICLE 2 - Définitions

Aux fins de la présente politique de confidentialité, les termes suivants ont la signification suivante :

RGPD : Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, également appelé Règlement général sur la protection des données ou RGPD ;

Données à caractère personnel : toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, telle qu'un nom, une adresse électronique, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

Personne concernée : toute personne physique dont les données sont traitées ;

Consentement de la personne concernée : toute manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou un acte positif sans ambiguïté, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement ;

Sous-traitant : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;

Traitement : toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, ainsi que la limitation, l'effacement ou la destruction ; ​

Responsable du traitement : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel ;

Violation de données : toute violation de la sécurité entraînant accidentellement ou illicitement la destruction, la perte, la modification ou la divulgation non autorisée de données transmises, stockées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à ces données.

ARTICLE 3 - Portée de la politique de confidentialité

1. Relations contractuelles

La présente politique s’applique à toute relation contractuelle entre la SRL VACAL et un client ou une personne concernée, et ce pendant toute la durée de la mission. Toute dérogation à cette politique n’est autorisée que si elle résulte d’une exigence légale ou fait l’objet d’un accord explicite ou implicite des deux parties. Toute modification substantielle sera communiquée expressément sur le site internet. ​

En consultant le site web de la SRL VACAL (www.vacal.be ) et/ou en utilisant le formulaire de contact, la personne concernée reconnaît avoir pris connaissance de cette politique de confidentialité et accepte que la SRL VACAL puisse utiliser les données à caractère personnel collectées, compte tenu de la nature de la demande pour laquelle ces données ont été fournies (articles 6.1 a et 6.1 b du RGPD).

La SRL VACAL ne garantit en aucun cas l’exhaustivité, la justesse ni l’actualité des informations figurant sur le site web, ni du contenu des sites web tiers vers lesquels elle renvoie.​

2. Traitement des données à caractère personnel

La SRL VACAL garantit que les données à caractère personnel sont collectées et traitées de manière transparente, uniquement à des fins déterminées, explicites et légitimes. Tout traitement est limité à ce qui est strictement nécessaire aux finalités poursuivies. La SRL VACAL veille à ce que les données soient correctement enregistrées et mises à jour si nécessaire. ​

Dans le cadre des services fournis par la SRL VACAL, les données collectées peuvent notamment comprendre : le nom, le prénom, l’adresse e‑mail, l’adresse géographique (géolocalisation) et le numéro de téléphone, ainsi que toute autre information personnelle que le client ou la personne concernée choisit de communiquer dans sa demande de renseignements ou de services auprès de la SRL VACAL. Aucune donnée dite « sensible » ou relevant d’une catégorie particulière de données à caractère personnel n’est traitée.

La SRL VACAL ne conserve pas les données à caractère personnel qu’elle traite plus longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif du traitement ou que ce qui est requis par une obligation légale.

ARTICLE 4 - Base juridique du traitement

En sollicitant les services de la SRL VACAL ou en remplissant le formulaire de contact sur le site web et en transmettant des données à caractère personnel, le client reconnaît et accepte que ces données puissent faire l’objet d’un traitement (article 6.1 b du RGPD). Le client et/ou la personne concernée reste cependant propriétaire des données communiquées.

Pour ce qui concerne les données à caractère personnel que la SRL VACAL reçoit en tant que responsable de traitement de la part du client et qui sont utilisées à des fins de marketing ou de gestion de clientèle, la SRL VACAL se fonde sur la base juridique de l’intérêt légitime – c’est‑à‑dire la situation dans laquelle la personne concernée est cliente de la SRL VACAL suite à une commande (articles 6.1 b et 6.1 f du RGPD) – ou sur un consentement exprès (article 6.1 a du RGPD).

En tant que personne concernée, le client dispose à tout moment de la possibilité de modifier ou de retirer le consentement donné, dans la mesure où le traitement repose uniquement sur ce consentement.

ARTICLE 5 - Finalités du traitement

La SRL VACAL traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :​

Type de données à caractère personnel

Objectifs

Nom, prénom, adresse, adresse e‑mail, numéro de téléphone et numéro de TVA

Exécution de la commande (y compris livraison), finalités comptables (facturation), obligations légales (identification obligatoire)

Nom, prénom, adresse, adresse e-mail

Informations sur les produits et services, traitement des demandes adressées à la SRL VACAL par e‑mail ou via le site web.

Nom, prénom, adresse, adresse e-mail

Marketing direct, promotions et offres ciblées

Nom, prénom ou autres informations personnelles

Personnalisation des commandes

Lors de la visite du site web de la SRL VACAL et/ou de l’utilisation du formulaire de contact, certaines données peuvent être exigées afin de faciliter la prise de contact. Ces informations seront utilisées exclusivement à des fins internes.

La SRL VACAL utilise également des cookies susceptibles d’enregistrer certaines informations relatives à la visite de son site web, y compris des données à caractère personnel.

Même lorsqu’elle est sollicitée pour une prestation, la SRL VACAL doit disposer de certaines données à caractère personnel nécessaires à l’exécution du contrat.

À chaque traitement, la SRL VACAL n’utilisera que les données à caractère personnel strictement nécessaires dans le cadre de la prestation demandée.

ARTICLE 6 - Mesures techniques et organisationnelles appropriées

La SRL VACAL prendra les mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de garantir un traitement sécurisé des données à caractère personnel, de manière à limiter les risques de destruction, de perte, de modification ou de traitement non autorisé. Ceci en tenant compte des usages du secteur, de l’état des techniques, de la nature, de l’étendue, du contexte du traitement, des finalités et des risques potentiels pour les droits et libertés des personnes concernées. Sur demande écrite, la SRL VACAL fournira des informations détaillées sur la politique de sécurité appliquée.

ARTICLE 7 - Sous-traitants et transformateurs

La SRL VACAL recourt à des sous‑traitants, y compris mais non limitativement des services de messagerie externe, qui traitent des données à caractère personnel pour le compte de la SRL VACAL et sous sa supervision. Ces traitements restent en tout temps limités à ce qui est strictement nécessaire à la réalisation de la mission concernée.

La SRL VACAL veille à ce que les sous‑traitants désignés, y compris leurs employés, respectent la législation applicable en matière de protection des données et s’engagent contractuellement ou autrement à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles requises conformément à l’article 28 du RGPD.

Les collaborateurs et sous‑traitants de la SRL VACAL se sont contractuellement engagés à garantir la confidentialité des données à caractère personnel.

Le sous‑traitant décide de manière autonome de la façon dont les données à caractère personnel sont traitées, en tenant compte des risques liés à son expertise. En l’absence d’une expertise équivalente, la SRL VACAL, en tant que responsable de traitement, ne peut être tenue responsable des traitements illicites résultant d’une mauvaise évaluation de risque de la part du sous‑traitant. La SRL VACAL ne saurait donc être tenue responsable en cas de perte ou corruption de données, vol, virus ou autres attaques dirigées contre les systèmes informatiques et serveurs (cloud) du sous‑traitant. ​

ARTICLE 8 - Transmission de données à caractère personnel à des tiers

À l’exception des employés et sous‑traitants impliqués dans le cadre de la prestation de services, la SRL VACAL ne transmettra aucune donnée à caractère personnel à des tiers, sauf en cas de consentement explicite, à la demande de la personne concernée, ou par ordre d’une autorité judiciaire ou en vertu d’une obligation légale. Dans ce dernier cas, la SRL VACAL informera sans délai la personne concernée de la demande émanant des autorités et/ou organismes compétents. ​

ARTICLE 9 - Traitement des données au sein de l'Union européenne

La SRL VACAL s’efforce de limiter la transmission et le traitement des données à caractère personnel à des pays de l’Espace économique européen (EEE) ou à des pays garantissant un niveau de protection adéquat, équivalent à celui offert par le RGPD et la présente politique, compte tenu du traitement envisagé, de l’étendue et de la catégorie des données à caractère personnel à traiter, du pays de destination et des règles juridiques applicables dans le pays concerné. En cas de traitement en dehors de l’EEE, la SRL VACAL fournira, sur demande écrite de la personne concernée, des explications supplémentaires.​

ARTICLE 10 - Droits de la personne concernée

Dans le cadre du RGPD, la personne concernée dispose des droits suivants à l’égard des données à caractère personnel collectées et traitées (articles 12 à 22 du RGPD) : droit d’accès, de rectification et/ou de complément des données collectées, droit de limitation de la finalité du traitement, droit à la portabilité des données, droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») et droit d’opposition.

Les questions relatives à la collecte, au traitement des données à caractère personnel ou à l’exercice de vos droits en tant que personne concernée peuvent être adressées par écrit et motivées à la SRL VACAL par e‑mail à info@vacal.be ou par courrier postal à : Poezelhoek 15, 8560 Gullegem, Belgique. La SRL VACAL traite chaque demande sans délai et y répond dans un délai de 30 jours. Dans certains cas, la SRL VACAL peut prolonger ce délai d’un maximum de deux mois ; dans ce cas, elle informe la personne concernée dans les 30 jours à compter de la réception de la demande (art. 12.3 du RGPD).​

ARTICLE 11 - Durée de conservation des données à caractère personnel

La SRL VACAL garantit qu’elle ne conserve pas les données à caractère personnel collectées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités visées, sauf pour les justificatifs comptables et les documents relatifs aux demandes de responsabilité, qui peuvent justifier une durée de conservation plus longue conformément aux dispositions légales en la matière. Les autres données nécessaires pour un service après‑vente adéquat ou pour des services futurs sont conservées, dans la mesure du possible, sous forme anonymisée, afin qu’elles ne puissent plus être attribuées à des personnes identifiables après qu’elles ne sont plus nécessaires.

Lorsque la conservation des données n’est plus requise, celles‑ci seront détruites ou supprimées de manière sécurisée, ou mises à la disposition de la personne concernée.

ARTICLE 12 - Mesures en cas de violation de données

La SRL VACAL prend les mesures nécessaires pour prévenir tout incident de sécurité. Si un tel incident devait survenir, la SRL VACAL s’engage à le notifier à l’Autorité de protection des données (APD) dans les délais légaux. Cette obligation d’information ne s’applique que si la violation est significative ou présente un impact notable sur la sécurité des données.

Si la violation de données présente également un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, la SRL VACAL informera sans retard injustifié la ou les personnes concernées.

La SRL VACAL coopère pleinement avec les autorités compétentes en leur fournissant les informations nécessaires et en limitant les conséquences de l’incident.

ARTICLE 13 - Autres dispositions

VLa SRL VACAL garantit l’assistance nécessaire aux personnes concernées afin de leur permettre d’exercer leurs droits, sauf en cas d’informations confidentielles ou couvertes par une réglementation légale. Le responsable du traitement des données à caractère personnel auprès de la SRL VACAL est M. Bart De Langhe (info@vacal.be ). Pour plus d’informations sur le traitement des données à caractère personnel, vous pouvez également vous adresser à l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (T +32 2 274 48 00) ou www.autoriteprotectiondonnees.be. ​

En cas de nullité d’une ou de plusieurs dispositions de la présente politique, ces dispositions seront interprétées conformément au RGPD. La nullité d’une disposition n’affecte pas la validité des autres dispositions. En cas de divergence entre cette politique de confidentialité et le contrat conclu entre la SRL VACAL et le client ou la personne concernée, les dispositions contractuelles prévalent.

La SRL VACAL se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité si cela s’avère nécessaire pour se conformer à ses droits et/ou obligations en vertu du RGPD. Toute modification substantielle sera annoncée sur le site web. Il est recommandé de consulter régulièrement le site pour rester informé des éventuelles mises à jour.

La présente politique de confidentialité est régie exclusivement par le droit belge. Seuls les tribunaux compétents du siège de la SRL VACAL sont compétents pour connaître des litiges relatifs à cette politique.

Dernière mise à jour de la politique de confidentialité de la SRL VACAL : 20/08/25.