ARTIKEL 1 - Privacy policy

VACAL BV, dont le siège social est situé à Poezelhoek 15, 8560 Gullegem, et dont le numéro d'entreprise est 0457.052.221,

Ci-après dénommée « VACAL BV »,

Explique ce qui suit :

VACAL BV traite les données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution de la mission confiée par le client, ainsi qu'en cas de prise de contact via le formulaire de contact et/ou de visite du site web (www.vacal.be). Ceci en tant que responsable du traitement ou en tant que sous-traitant, selon les circonstances concrètes.

VACAL BV est responsable du traitement dans la mesure où le traitement des données à caractère personnel est effectué à ses propres fins et où VACAL BV en détermine elle-même les moyens. Dans la mesure où les données à caractère personnel des personnes concernées sont traitées pour le compte du client, VACAL BV agit en tant que sous-traitant.

VACAL BV reconnaît l'importance d'un traitement sécurisé des données à caractère personnel. À cet égard, tant VACAL BV que le client reconnaissent que tout traitement sera effectué conformément à la réglementation nationale en vigueur, notamment la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, ainsi que le règlement (UE) 2016/679 (ci-après : RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018, et à les respecter. En cas de modifications législatives substantielles, VACAL BV s'engage à adapter sa politique de confidentialité en conséquence. ​

La politique de confidentialité ainsi que ses éventuelles modifications peuvent être consultées à tout moment sur le site web de VACAL BV. www.info.be.

ARTIKEL 2 - Définitions

Pour une bonne compréhension de la présente politique de confidentialité, les termes suivants ont la signification suivante :

RGPD : Règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, également appelé Règlement général sur la protection des données ou RGPD ;

Données à caractère personnel : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable, telle qu'un nom, une adresse électronique, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

Personne concernée : la personne physique identifiée ou identifiable ; consentement de la personne concernée : toute manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif sans ambiguïté, le traitement de données à caractère personnel la concernant ;

Sous-traitant : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;

Traitement : toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, ainsi que la limitation, l'effacement ou la destruction ; ​

Responsable du traitement : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel ;

Violation de données : toute violation de la sécurité qui entraîne accidentellement ou illicitement la destruction, la perte, la modification ou la divulgation non autorisée de données transmises, stockées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à ces données.

ARTIKEL 3 - Portée de la politique de confidentialité

1. Relations contractuelles

La présente politique de confidentialité s'applique à la relation contractuelle entre VACAL BV et le client ou la personne concernée et reste en vigueur pendant toute la durée de la mission. En cas de relation contractuelle entre le client ou la personne concernée et VACAL BV, les dérogations à la politique de confidentialité ne sont autorisées que si elles sont motivées par des exigences légales ou après accord explicite ou implicite des deux parties. Les modifications substantielles seront expressément communiquées sur le site web. ​

En consultant le site web de VACAL BV (www.vacal.be) et/ou en utilisant le formulaire de contact, la personne concernée reconnaît avoir pris connaissance de la politique de confidentialité et accepte que VACAL BV puisse et soit autorisée à utiliser les données à caractère personnel collectées, compte tenu de la portée de la demande pour laquelle les données ont été fournies (art. 6.1.a et 6.1.b RGPD). ​

VACAL BV ne garantit en aucun cas l'exhaustivité, l'exactitude et l'actualité des informations contenues sur le site web, ni du contenu des sites web tiers vers lesquels il renvoie.

2. Le traitement des données à caractère personnel

VACAL BV garantit que les données à caractère personnel sont collectées et traitées de manière transparente et uniquement à des fins déterminées, explicitement décrites et justifiées. Tout traitement est limité à ce qui est nécessaire pour les finalités pour lesquelles il est effectué. VACAL BV veille à ce que les données à caractère personnel soient correctement enregistrées et mises à jour si nécessaire. ​

Dans le cadre des services proposés par VACAL BV, les données personnelles collectées comprennent notamment le nom, le prénom, l'adresse e-mail, l'adresse (géolocalisation) et le numéro de téléphone, ainsi que toute autre information personnelle que le client ou la personne concernée choisit de communiquer dans sa demande d'informations ou de services auprès de VACAL BV. Aucune donnée pouvant être considérée comme sensible ou relevant d'une catégorie particulière de données à caractère personnel n'est traitée. ​

VACAL BV ne conserve pas les données à caractère personnel qu'elle traite plus longtemps que nécessaire aux fins du traitement ou que ce qui est requis par les obligations légales.

ARTIKEL 4 - Base de traitement

En faisant appel aux services de VACAL BV ou en remplissant le formulaire de contact sur le site web et en transmettant des données à caractère personnel, le client reconnaît et accepte que ces données puissent être traitées (art. 6.1.b) RGPD). Le client et/ou la personne concernée reste toutefois propriétaire des données mises à disposition.

Pour les données à caractère personnel que VACAL BV reçoit en tant que responsable du traitement de la part du client et qui sont utilisées à des fins de marketing et de gestion de la clientèle, VACAL BV s'appuie sur la base juridique de l'intérêt légitime consistant en la situation dans laquelle la personne concernée est cliente de VACAL BV à la suite d'une commande (art. 6.1.b) et f) RGPD), ou d'un consentement explicite (art. 6.1.a) RGPD). ​

En tant que personne concernée, le client a à tout moment la possibilité de modifier ou de retirer le consentement donné, dans la mesure où le traitement de ses données repose uniquement sur son consentement.

ARTIKEL 5 - Finalités du traitement

VACAL BV traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :

Type de données à caractère personnel

Objectifs

Nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et numéro de TVA

Exécution de la commande (livraison comprise), fins comptables (facturation), obligations légales (obligation d'identification)

Nom, prénom, adresse, adresse e-mail

Informations sur les produits et services, traitement des demandes adressées à VACAL BV par e-mail ou via le site web.

Nom, prénom, adresse, adresse e-mail

Marketing direct, promotions et offres ciblées

Nom, prénom ou autres informations personnelles

Personnalisation des commandes

Lorsque vous visitez le site web de VACAL BV et utilisez le formulaire de contact, il est possible que certaines données doivent être fournies afin de faciliter la prise de contact. Ces informations seront utilisées exclusivement à des fins internes.

 VACAL BV utilise également des cookies qui peuvent enregistrer certaines informations relatives à la visite du site web, y compris des données à caractère personnel.

Même lorsqu'il est fait appel à VACAL BV, celle-ci doit disposer de certaines données à caractère personnel nécessaires à l'exécution du contrat.

VACAL BV n'utilisera, lors de chaque traitement, que les données à caractère personnel qui sont strictement nécessaires dans le cadre du service demandé.

ARTIKEL 6 - Mesures techniques et organisationnelles appropriées

VACAL BV prendra les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un traitement sécurisé des données à caractère personnel, afin de limiter le risque de destruction, de perte, de modification ou de traitement non autorisé. Ceci en tenant compte des pratiques en vigueur dans le secteur, de l'état de la technique, de la nature, de l'étendue, du contexte du traitement, des finalités du traitement et des risques potentiels pour les droits et libertés des personnes concernées. Sur demande écrite, VACAL BV fournira des informations détaillées sur la politique de sécurité appliquée. ​

ARTIKEL 7 - Sous-traitants et transformateurs

VACAL BV fait appel à des sous-traitants, y compris, mais sans s'y limiter, des services de messagerie externes, qui traitent des données à caractère personnel pour le compte et sous la supervision de VACAL BV. Ces traitements seront à tout moment limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de la mission respective.

VACAL BV veille à ce que les sous-traitants qu'elle désigne, y compris ses employés et sous-traitants, traitent les données à caractère personnel conformément à la législation applicable et s'engagent, contractuellement ou non, à prendre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires sur la base de l'article 28 du RGPD.

Les collaborateurs et sous-traitants de VACAL BV se sont engagés contractuellement à respecter la confidentialité des données à caractère personnel.

Le sous-traitant décide de manière autonome de la manière dont les données à caractère personnel sont traitées, en tenant compte des risques liés à son expertise. En l'absence d'une expertise similaire, VACAL BV, en tant que responsable du traitement, n'est pas responsable des traitements illicites qui pourraient résulter d'une mauvaise évaluation de la part du sous-traitant. VACAL BV n'assume donc aucune responsabilité en cas de perte ou de corruption de données, de vol de données, de virus ou d'autres attaques contre les systèmes informatiques et les serveurs (cloud) du sous-traitant. ​

ARTIKEL 8 - Transmission de données à caractère personnel à des tiers

À l'exception des collaborateurs et sous-traitants impliqués dans le cadre de la prestation de services, VACAL BV n'échangera aucune donnée à caractère personnel avec des tiers, sauf en cas d'autorisation expresse, à la demande de la personne concernée, des autorités judiciaires ou lorsque la loi l'impose. Dans ce dernier cas, VACAL BV informera sans délai la personne concernée de la demande des autorités et/ou des organismes concernés. ​

ARTIKEL 9 - Traitement des données au sein de l'Union européenne

VACAL BV s'efforce de limiter le transfert et le traitement des données à caractère personnel aux pays de l'Espace économique européen ou aux pays qui garantissent un niveau de protection adéquat, équivalent à celui garanti par le RGPD et la présente politique de confidentialité, en tenant compte du traitement prévu, de l'étendue et de la catégorie des données à caractère personnel à traiter, du pays de destination et des règles juridiques applicables dans le pays concerné. En cas de traitement en dehors des limites de l'Espace économique européen, VACAL BV fournira des explications supplémentaires à la demande écrite de la personne concernée.  ​

ARTIKEL 10 - Les droits de la personne concernée

Dans le cadre du RGPD, la personne concernée dispose des droits suivants concernant les données à caractère personnel collectées et traitées (art. 12 à 22 du RGPD) : le droit d'accès, le droit de rectification et/ou de complément des données collectées, le droit de limiter la finalité du traitement, le droit à la portabilité des données, le droit à l'oubli et le droit d'opposition.

Les questions relatives à la collecte et au traitement des données à caractère personnel ou à l'exercice de vos droits en tant que personne concernée peuvent être adressées par écrit et motivées à VACAL BV par e-mail à info@vacal.be ou par courrier postal à Poezelhoek 15, 8560 Gullegem. VACAL BV traite chaque demande sans délai et y répond dans un délai de 30 jours. Dans certains cas, VACAL BV a le droit de prolonger ce délai de deux mois, auquel cas VACAL BV en informe la personne concernée dans les 30 jours suivant la réception de la demande (art. 12.3 RGPD). ​

ARTIKEL 11 - Durée de conservation des données à caractère personnel

cVACAL BV garantit qu'elle ne conserve pas les données à caractère personnel collectées plus longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif visé, à l'exception des pièces justificatives comptables et des pièces relatives aux demandes de responsabilité, qui peuvent justifier une durée de conservation plus longue conformément aux dispositions légales en la matière. Les autres données qui peuvent être nécessaires pour assurer un service après-vente adéquat ou fournir des services futurs sont conservées de manière anonyme dans la mesure du possible, afin qu'elles ne puissent pas être associées à des personnes identifiables plus longtemps que nécessaire.

Lorsque la conservation des données à caractère personnel n'est plus nécessaire, celles-ci seront détruites ou supprimées de manière sécurisée, ou mises à la disposition de la personne concernée.

ARTIKEL 12 - Mesures à prendre en cas de fuite de données

VACAL BV prend les mesures nécessaires pour prévenir toute perte de données. Si une telle perte devait toutefois se produire, VACAL BV s'engage à la signaler à l'Autorité de protection des données (APD) dans les délais légaux. Cette obligation d'information ne s'applique que dans la mesure où la fuite de données s'avère importante ou a un impact considérable sur la sécurité.

Si une violation de données comporte également un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, VACAL BV en informera les personnes concernées sans délai injustifié.

VACAL BV coopère pleinement avec les autorités compétentes en leur fournissant les informations nécessaires et en limitant les conséquences de l'infraction.

ARTIKEL 13 - Autres dispositions

VACAL BV garantit le soutien nécessaire aux personnes concernées pour leur permettre de respecter leurs obligations, sauf dans le cas d'informations confidentielles ou qui ne peuvent être communiquées en raison d'une réglementation légale. Le responsable du traitement des données à caractère personnel chez VACAL BV est M. Bart De Langhe (info@vacal.be). Pour plus d'informations sur le traitement des données à caractère personnel, vous pouvez également vous adresser à l'Autorité de protection des données, B-1000 Bruxelles, rue de la Presse 35 (T +32 2 274 48 00) ou www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. ​

En cas de nullité d'une ou plusieurs dispositions de la présente politique de confidentialité, ces dispositions seront interprétées conformément au RGPD. La nullité d'une des dispositions n'affecte pas la validité des autres dispositions de la présente politique de confidentialité. En cas de divergence entre la politique de confidentialité et le contrat conclu entre VACAL BV et le client ou la personne concernée, les dispositions de ce dernier prévalent. ​

VACAL BV se réserve le droit de modifier sa politique de confidentialité si cela s'avère nécessaire pour se conformer à ses droits et/ou obligations en vertu du RGPD. Les modifications substantielles seront toujours annoncées sur le site web. Il est conseillé de consulter régulièrement le site web pour se tenir informé des modifications récentes.

La présente politique de confidentialité est régie exclusivement par le droit belge. Seuls les tribunaux relevant de la juridiction du siège social de VACAL BV sont compétents pour connaître des litiges qui en découlent.

La politique de confidentialité de VACAL BV a été modifiée pour la dernière fois le 20/08/25.